Importing own car while immigrating to the Netherlands / Import własnego samochodu podczas imigracji do Holandii

Tłumaczenie na język polski znajduje się poniżej.

This procedure is only valid when you're importing a car while at the same time moving into the Netherlands. It is based on my own experience while moving from Belgium to the Netherlands (thus only valid if moving from an EU country to the Netherlands).

1. Step one - collect the necessary documents.

The documents you'll need are:

• Extract from the municipal register of residents ("Uittreksel Gemeentelijke Basisadministratie personen") - you can get it at the municipality office ("Gemeente").
• Proof that you're no longer registered at the municipality you're moving from - for me, moving from Belgium, that was a document titled "Medel 8 - Bevijs van afvoering".
• Copy of your personal identity document (i.e. passport).
• Copy of the Vehicle Registration Certificate ("Kentekenbewijs").
• Copy of the proof/contract of the purchase of the car ("Aankoopbewijs").
• Copy of your own healthcare insurance policy ("Verzekeringspolis van uw buitenlandse ziektekostenverzekering").
• Copy of a proof that you had a bank account in the country you're moving from (bank records or even a screenshot from internet banking website will do).
• Copy of your work contract (if you had a job in the country you're moving from).
2. Step two - fill out the form for "Exemption from Vehicle Registration Tax while moving within EU" / "Aanvraag vergunning vrijstelling BPM (Belasting van personenauto's en motorrijwielen) bij verhuizing binnen de EU"

You can download the form here (and here is the direct link to the PDF file, and in case that doesn't work here is the copy of the one I filled out). Fill it out, attach the documents listed in step one, send it to the address mentioned on the form and wait for the tax office ("Belastingdienst") to grant and send you the "Exemption from Vehicle Registration Tax due to relocation" ducument ("Vergunning vrijstelling BPM bij verhuizing").

In case you like to read you can read here about the BPM tax, here about all exemptions from BPM and here particularly about the exemption on basis of a relocation/immigration. You can also find a complete list of forms related to BPM here.

3. Step three - register your car by the RDW.

You can find the closest office of RDW here. You can either make an appointment here or come without an appointment in the morning. Besides registration, the car will be a subject to inspection during the visit.

The documents you'll need are:

• "Exemption from Vehicle Registration Tax due to relocation" ducument ("Vergunning vrijstelling BPM bij verhuizing").
• Personal identity document (i.e. passport).
• Vehicle Registration Certificate ("Kentekenbewijs") - ask them to make you a copy in case you want to continue driving before you get your Dutch Vehicle Registration Certificate.

During your visit there you should receive a document "Form for the use by Vehicle Registration Tax Declaration" ("Formulier t.b.v. BPM-aangifte") - keep it, it is important for the next step.

You can read more about the registration procedure by relocation/immigration on RDW website here or particularly about registration procedure by relocation/immigration from a EU country here.

4. Step four - Vehicle Registration Tax Declaration (& Vehicle Registration Tax calculation) & Vehicle Excise Duty Tax Declaration.

This step is about registration of tax duties associated with ownership and use of a vehicle. There is some information on the tax office website here on how to fill out the forms available here but it is rather complicated.

What I did instead (and that was advised by someone at the RDW office is I went to the website of Autotelex here and used their service (€20 at the time of writing) to complete all the necessary forms and documents. Once you receive the documentation from them, attach the "Form for the use by Vehicle Registration Tax declaration" ("Formulier t.b.v. BPM-aangifte") you should have received at the RDW and send it all to the tax office ("Belastingdienst").

Once the tax office receives these documents they will send you a first bill for the Vehicle Excise Duty Tax and (separately) an authorization form to collect the Vehicle Excise Duty Tax from your account automatically. Pay the bill and fill out the form and you're done with this step.

5. Step five - get an insurance for your car (and cancel your old one).

A good website to compare insurances from different providers (and where you can also request the selected one) can be found on Independer here.

6. Step six - last but not least, get your new license plates.

You can find a list of recognized license plate manufacturers here on the website of RDW (and here is the direct link to the PDF file, and in case it doesn't work here is the copy I found there). In my case the license plates were made on the spot.

The procedure took about a month to complete. Good luck!

* * *

Poniżej znajduje się polskie tłumaczenie tekstu.

Ta procedura dotyczy przypadku importowania samochodu podczas przeprowadzki do Holandii. Spisana na podstawie własnego doświadczenia podczas przeprowadzki z Belgii do Holandii (i dlatego dotyczy wyłącznie przypadku przeprowadzania się z kraju UE).

1. Krok pierwszy - zbierz potrzebne dokumenty.

Dokumenty które będą potrzebne to:

• Wyciąg z rejestru/meldunku w gminie ("Uittreksel Gemeentelijke Basisadministratie personen") - można otrzymać w urzędzie gminy ("Gemeente").
• Dowód że jest się wymeldowanym w kraju z którego się przeprowadzasz - dla mnie, przeprowadzając się z Belgii, był to dokument zatytułowany "Medel 8 - Bevijs van afvoering".
• Kopia dowodu tożsamości (t.j. paszportu).
• Kopia dowodu rejestracyjnego ("Kentekenbewijs").
• Kopia dowodu/umowy kupna samochodu ("Aankoopbewijs").
• Kopia ubezpieczenia zdrowotnego z kraju z którego się przeprowadzasz ("Verzekeringspolis van uw buitenlandse ziektekostenverzekering").
• Kopia dowodu posiadania konta w kraju z którego się przeprowadzasz (wyciąg z konta albo nawet wydruk strony internetowej przez którą masz dostęp do konta wystarczy).
• Kopia umowy o prace (jeżeli pracowałaś/-eś w kraju z którego się przeprowadzasz).
2. Krok drugi - Wypełnij formularz "Wniosek o zwolnienie z podatku importowego w przypadku imigracji z kraju UE" / "Aanvraag vergunning vrijstelling BPM (Belasting van personenauto's en motorrijwielen) bij verhuizing binnen de EU"

Możesz pobrać formularz tutaj (a tutaj jest bespośredni link do dokumentu PDF, a na wypadek gdyby nie działał tutaj jest kopia która tam była). Wypełnij, załącz dokumenty wymienione w punkcie pierwszym, wyślij na adres podany w formularzu i czekaj aż urząd podatkowy ("Belastingdienst") przyzna i wyśle dokument "Zwolnienie z podatku importowego w przypadku imigracji" ("Vergunning vrijstelling BPM bij verhuizing").

Jeśli lubisz czytać to możesz poczytać tutaj o podatku BPM, tutaj o zwolnieniach z podatku BPM i tutaj konkretnie o zwolnieniu w przypadku przeprowadzki/imigracji. Kompletna lista formularzy dotyczących BPM jest tutaj.

3. Krok trzeci - zarejestruj samochód w RDW.

Znajdź najbliższy oddział RDW tutaj. Możesz się zarejestrować na konkretną godzinę tutaj albo przyjść rano bez rejestracji. Oprócz rejestracji, podczas wizyty dokonana zostanie również inspekcja samochodu.

Dokumenty które będziesz potrzebować to:

• "Zwolnienie z podatku importowego w przypadku imigracji" ("Vergunning vrijstelling BPM bij verhuizing").
• Dowód tożsamości (t.j. paszport).
• Dowód rejestracyjny samochodu ("Kentekenbewijs") - poproś o wykonanie kopii jeśli chcesz nadal móc jeździć do czasu aż otrzymasz holenderski dowód rejestracji.

Podczas wizyty pownie być wydany dokument "Formularz do użycia z deklaracją podatku importowego" ("Formulier t.b.v. BPM-aangifte") - zatrzymaj go, będzie potrzebny w następnym kroku.

Możesz przeczytać więcej o procedurze rejestracji przy przeprowadzce/imigracji na stronie RDW tutaj albo konkretnie o procedurze rejestracji przy przeprowadzce/imigracji z kraju UE tutaj.

4. Krok czwarty - Deklaracja Podatku Importowego Pojazdu (i obliczanie Podatku Importowego Pojazdu) oraz Deklaracja Podatku od Środków Transportowych.

Ten krok dotyczy rejestracji zobowiązania podatkowego związanego z posiadaniem i użytkowaniem pojazdu. Na stronach urzędu podatkowego znajdują się tutaj informacje o tym jak wypełnić formularze dostępne tutaj ale jest to dość skomplikowane.

Zamiast tego (i zostało to doradzone przez kogoś w RDW) lepiej jest użyć strony Autotelex tutaj i skorzystać z ich usługi (€20 w momencie pisania tego tekstu) aby skompletować wszystkie potrzebne formularze i dokumenty. Gdy otrzymasz już od nich dukumentację, załącz "Formularz do użycia z deklaracją podatku importowego" ("Formulier t.b.v. BPM-aangifte") który powinien był zostać wydany przez RDW i wyślij to do urzędu podatkowego ("Belastingdienst").

Gdy urząd podatkowy otrzyma te dokumenty to prześle z powrotem pierwszy rachunek za Podatek od Środków Transportowych i formularz upoważnienia do ściągania przyszłych składek bezpośrednio z Twojego konta. Zapłać rachunek i wypełnij formulaż aby zakończyć ten krok.

5. Krok piąty - ubezpiecz samochód (i rozwiąż uprzednie ubezpieczenie).

Dobrą stronę gdzie można porównać oferty różnych ubezpieczycieli (i gdzie również można złożyć zgłosznie o umowę) można znaleźć na stronie Independer tutaj.

6. Krok szósty - zleć wykonanie tablic rejestracyjnych.

Możesz znaleźć listę akredytowanych producentów tablic rejestracyjnych tutaj na stronie RDW (a tutaj jest bezpośredni link do dokumetu PDF z listą, a na wypadek gdyby nie działał tutaj jest jego kopia). W moim przypadku tablice zostały wykonane od ręki.

Cała procedura zajęła około miesiąca. Powodzenia!